L’organizzatore di eventi, chiamato anche event planner, è una figura molto richiesta nel settore, in quanto occuparsi di un matrimonio, di una festa o di una cena aziendale può rivelarsi estremamente stressante.
Servono infatti capacità coordinative molto spiccate, oltre che una serie di contatti ai quali attingere per rendere il momento soddisfacente a 360 gradi per il cliente e i suoi ospiti.
Agenzie come Nosilence.it, si occupano di questo aspetto da anni e assicurano un ottimo servizio dalla pianificazione al termine dell’evento, ascoltando il committente nelle sue richieste e consigliando le soluzioni migliori con esperienza e professionalità.
Vediamo quindi di cosa si occupa un maestro di cerimonie come l’organizzatore di eventi e quali sono le skills che deve necessariamente possedere.
Le competenze che rendono un organizzatore di eventi il migliore
– Corretta analisi dei bisogni del cliente
Organizzare un evento significa non solo occuparsi delle cose pratiche, ma in fase preliminare capire i gusti del cliente ed entrare nella sua mente.
Occorrono quindi doti empatiche per comprendere cosa desidera e renderlo realtà, magari consigliando delle migliorie alla sua idea dettate dall’esperienza e dalla fattibilità del progetto.
L’analisi viene eseguita sia sul singolo committente sia su un campione più ampio, così da proporre pacchetti che possano risultare soddisfacenti per un target più ampio, pur mantenendo la personalizzazione dell’offerta.
– Realizzazione di un planning ed esame della fattibilità dell’evento
Ci sono clienti che tendono a sognare in grande e a non rendersi conto che un progetto potrebbe essere poco fattibile dal punto di vista economico e non solo.
L’obiettivo di un organizzatore di eventi è quindi quello di stilare un planning e prevedere le varie fasi da seguire, attuando un esame di realtà ed illustrandolo al cliente con eventuali aggiustamenti o addirittura un piano B.
L’improvvisazione ha poco spazio, poiché è consigliato avere sempre a portata di mano una valida soluzione di riserva per evitare che la situazione precipiti.
– Coordinare i fornitori per il food e l’allestimento
Trasformare una location esattamente nel luogo che il cliente ha immaginato è un lavoro meticoloso e accurato.
Bisogna infatti procurarsi tutto l’allestimento e verificare che il suo insieme sia armonico e coerente.
Lo stesso discorso vale per cibo e bevande, che non devono mai scarseggiare nel corso dell’evento per evitare che qualcuno rimanga insoddisfatto.
Affinché tutti questi aspetti vadano a buon fine, un bravo organizzatore di eventi deve mantenere dei solidi contatti con i suoi fornitori e poter contare su aziende precise dal punto di vista della consegna e che accorrano anche per richieste estemporanee se ci si accorge di avere bisogno dei loro prodotti durante l’evento.
Il consiglio è di avere pertanto una lista di fornitori fidati, alla quale aggiungere di volta in volta altre ditte specializzate che possano assecondare i desideri del cliente del momento.
– Pubblicizzare correttamente l’evento
Il compito dell’event planner non si esaurisce solo nella preparazione della location, ma prevede anche la realizzazione di inviti ad hoc se si tratta di un evento privato, o la sponsorizzazione della festa se si desidera che partecipino più persone possibili.
È quindi necessario saper usare correttamente i mezzi informatici e soprattutto i social, individuando il giusto linguaggio per comunicare con gli utenti di Facebook, Instagram o Twitter.
Realizza poi degli inviti a tema tenendo conto dei colori e del mood dell’allestimento, fornendo tutte le indicazioni del caso circa il luogo, l’orario e l’eventuale dress code richiesto.
– Valutazione economica dell’evento
Dietro un evento ben realizzato esiste un budget da rispettare, che possibilmente deve essere fissato all’inizio e suddiviso nelle varie esigenze.
In questo modo sarà possibile dare al cliente un quadro realistico del tipo di evento che si riesce a realizzare con quel denaro, senza che si creino fraintendimenti nel tempo.
